Las empresas españolas avanzan cada vez más deprisa hacia una nueva transformación digital. Si bien previo a la crisis de la COVID-19 ya existían empresas que contaban con soluciones de firma electrónica, ha aumentado notablemente su demanda con posterioridad.
La firma electrónica es una herramienta vital para que cualquier tipo de empresa pueda trabajar de una forma más eficiente. Las tendencias de futuro cada vez nos orientan más a modelos de trabajo híbridos, que requieren de elementos de confianza digital y un aumento de control sobre los documentos generados.
Según un estudio realizado por IDG Research Services, España cuenta con la mayor usabilidad de la firma electrónica dentro del mercado europeo, donde su adopción en dicho mercado se sitúa en torno a un 83%, y como consecuencia de la situación actual, las tendencias esperan que pueda alcanzar próximamente el 90%.
En base al Reglamento UE Nº910/2014, la firma electrónica se puede definir como los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”. Para una pyme, la facilidad de contar con una forma electrónica le permite entre otras cosas, firmar documentos a distancia ya sean pedidos de compra, contratos laborales o documentos presupuestarios.
En el primer apartado del informe, se detalla qué es la firma electrónica, sus utilidades y los distintos tipos de firma electrónica, donde destacan;
- Firma electrónica, la cual es el tipo firma electrónica más básica, permitiendo identificar a un firmante a través de sistemas de seguridad simples como son el usuario y la contraseña.
- Firma electrónica avanzada, se trata de una firma electrónica vinculada de forma única al firmante y a los datos que lo componen.
- Firma electrónica cualificada, se considera como el equivalente legal a la firma manuscrita.
Adicionalmente, se muestra el proceso general de firma electrónica independientemente del dispositivo (cualificado o no cualificado) empleado para efectuar la misma y los pasos a seguir. A continuación, se profundiza en la firma electrónica avanzada y los requisitos que se deben cumplir para llevar a cabo este tipo de firma electrónica.
En el siguiente apartado se explican los distintos beneficios aportados por la firma electrónica en los campos donde tiene utilidad esta herramienta como puede ser agilizar y eliminar tareas repetitivas, prescindir de envíos manuales de documentos, afianzar acuerdos y cierres de negocios de forma ágil y firmar de forma instantánea y en cualquier lugar. La firma electrónica es algo práctico, económico, sostenible y aporta seguridad en los procesos diarios.
En el último apartado desarrollado, se pueden observar varios casos de uso de la firma electrónica en las pymes, como puede ser el cierre de acuerdos comerciales, el favorecimiento de la firma en los procesos financieros, la vinculación de pagos en el momento de firmar, la mejora de la productividad interdepartamental o la optimización de los procesos de contratación y gestión de personal.
En definitiva, el empleo de una firma digital o firma electrónica es considerado como la forma más eficiente y segura para la firma de documentos de las empresas. Si eres una pyme que no cuenta con ningún tipo de firma electrónica, a lo largo del monográfico contamos cómo puede mejorar tu pyme con esta sencilla herramienta.
